Bund der Steuerzahler Sachsen-Anhalt e.V. - Aufbewahrungsfristen

14.01.2011 Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher 10 Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen müssen 10 Jahre lang gespeichert werden. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich 6 Jahre lang aufgehoben werden, teilt der Bund der Steuerzahler Baden-Württemberg mit. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde. Zu Beginn des Jahres 2011 können Unternehmer daher folgende Unterlagen entsorgen:

- Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2000;
- Inventare, die bis 31.12.2000 oder früher aufgestellt worden sind;
- Jahresabschlüsse, die bis zum 31.12.2000 oder früher aufgestellt worden sind;
- Buchungsbelege aus dem Jahr 2000 und älter;
- empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2004 oder früher eingegangen sind;
- Durchschriften abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum bis 31.12.2004 o. früher abgesandt wurden.

Eine besondere Vorschrift gibt es im Umsatzsteuerrecht. Danach müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer, auch wenn er eine Privatperson ist, aufbewahrt werden.

Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen aufbewahrt werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte besser nachweisen.

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