Bund der Steuerzahler Sachsen-Anhalt e.V. - Jetzt Ablage entrümpeln und dabei Aufbewahrungsfristen beachten

Die jeweiligen Unterlagen können aber nur vernichtet werden, wenn in den Stichjahren 2001 bzw. 2005 die Aufzeichnungen vorgenommen oder die Unterlagen (z. B. Bilanz) entstanden sind. Alle Unterlagen mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanzen können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sowohl die Übereinstimmung der Daten mit den Unterlagen als auch ihre jederzeitige Verfügbarkeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Außerdem müssen die Daten im Hinblick auf die ab dem 01.01.2002 bestehende erweiterte Zugriffsmöglichkeit der Finanzbehörden im Rahmen einer Außenprüfung unverzüglich jederzeit lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die beiden Fristen sich verlängern können, wenn alte Unterlagen für das Finanzamt interessant sein könnten. Das gilt vor allem bei begonnenen Außenprüfungen, bei vorläufigen Steuerfestsetzungen, bei anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen und bei schwebenden oder nach einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren.

Deshalb rät der BdSt, vor der Vernichtung der Unterlagen prüfen, ob diese noch für besondere Anträge beim Finanzamt (z. B. für Investitionszulagen) nützlich sein könnten. Weitere Festlegungen gibt es in anderen Steuergesetzen. Zum Beispiel müssen Privathaushalte Handwerkerrechnungen zwei Jahre aufbewahren. Zudem müssen Steuerzahler mit positiven Überschusseinkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr die Unterlagen zu diesen Überschusseinkünften sechs Jahre lang aufbewahren.